Reza el dicho que después de la tormenta viene la calma. Pero, en el esfuerzo de superar la tormenta que la Industria de Reuniones ha venido enfrentando, cuando cada empresa se reactiva… ¿en realidad viene la calma?
Por supuesto, lo que cada empresa o negocio espera es poder retomar sus actividades, generar negocio, ir elevando su nivel de actividad y de ingresos. Pero, pudiera ser que algunos hayan perdido cosas en el camino. Así que, en ese retorno, es factible que las cosas no resulten tan calmadas como supondríamos.
En el transcurso de la complicada pandemia, diversas empresas, aunque hayan logrado mantenerse a flote, han debido reducir gastos. Con probabilidad, han recortado personal, se han deshecho de activos, no han renovado licencias, han reconsiderado sus seguros, han retomado actividades para hacer en casa en lugar de tercerizarlas… entre otras cosas.
Ante la luz al final del túnel, cuando vislumbran nuevas solicitudes, nuevos eventos o servicios confirmados, nuevos proyectos, quizá la reactivación se vuelve un reto en sí misma. Y esto es tanto para planners como para proveedores.
¿Te identificas con o has identificado algunas de estas situaciones?
- Dicen que la práctica hace al maestro, pero, sin tantos meses de practicar con toda regularidad lo que sabemos hacer, podríamos perder el foco sobre ciertos aspectos importantes. Conviene preparar cuidadosamente nuestros check-lists de todo lo que hay que hacer o supervisar.
- Si antes había tres personas para trabajar en un evento, tal vez hoy en día solo es una. Hay que ser muy eficientes, revisar nuestros procesos para lograr entregar las tareas en tiempo y forma. Con mucha mayor razón, si toca hacer algo que nunca habíamos hecho o que ya teníamos delegado.
- Del mismo modo, a pesar de cuan urgente sea una cotización o solución, ante una situación de menos personal, de una carga incremental de trabajo y, más aún, de trabajo remoto, las respuestas podrían demorar más de lo habitual. De la mano con ser más eficientes, procuremos también ser organizados, claros y hasta comprensivos. No obstante, las responsabilidades y compromiso no quedan exentos por ello.
- Aunque nos encantaría retomar las condiciones cotidianas, tenemos que ser conscientes de que estas pueden haber cambiado, incluso en el aspecto financiero. Aquel que otorgaba créditos, quizás hoy no podrá hacerlo en los mismos términos. El otro que siempre pagaba anticipado, tal vez ahora necesite mayor flexibilidad. No podemos perder de vista este punto desde el inicio de la cotización y buscar condiciones equitativas.
- Pasar de lo virtual a lo presencial o lo híbrido conlleva grandes responsabilidades por parte de todos: cliente, agencia, proveedores y participantes. Suele haber cierta resistencia todavía a asistir a una reunión, pero, una vez allí, a algunos les da tanta emoción que dejan de lado las medidas. Recuerda que no hemos salido de la pandemia y tenemos que cuidarnos entre todos. Debemos proveer información y requerir la aplicación de medidas oportunamente.
- En nuestro país no es una característica destacada eso de la anticipación al organizar un evento. Tal vez, en estos días, los clientes otorguen menos tiempo aún, dado que su planeación también resulta relativamente incierta por los semáforos, enfermos, políticas, presupuestos, temores, etc. Claro que estamos ávidos de eventos, pero hay que ser igualmente cuidadosos con los compromisos que adquirimos, especialmente considerando todos los puntos anteriores.
¿Nunca paraste? ¿Has tenido más trabajo que antes? ¿Apenas están reactivándose tus clientes?
Entre todo lo que hay que reconfigurar hacia el futuro, ¿necesitas nuevas reglas del juego? Si es el caso, defínelas y convérsalas con quien corresponda. La prevención debe formar parte de tu Alquimia Cotidiana para que, en efecto, después de la tormenta llegue la calma… y no al revés.
Recuerda que los dragones se vencen con preparación. Refresca lo que has aprendido, aprende de cada experiencia nueva, lee sobre otros casos, escucha las sugerencias de tus proveedores que han prestado sus servicios a otros clientes, haz caso a tus contadores, apóyate en tu equipo y ¡que tengas grandes negocios por delante!
#HazAlquimia y cuéntame de tus experiencias.