Digo que este órgano maravilloso es un asistente recurrente a nuestros eventos al que rara vez consideramos. ¿Has pensado que el cerebro (el tuyo y el de los invitados) es un participante ignorado? ¿Qué tanto has hecho para que disfrute más? Contémplalo en el diseño de la reunión y comprueba si obtienes mejores resultados.
Es tan impresionante todo lo que logra hacer en nuestro día a día, que podríamos pensar que nuestro cerebro no necesita nada de nuestra parte, ¿cierto? Vaya, no es que uno lo deje en casa cuando va a una convención u organiza un incentivo, pero hay acciones por tomar en pro de su bienestar y del evento mismo.
Nuestro cerebro trabaja en millones de cosas, como ordenar lo que otros órganos y músculos del cuerpo harán; procesar las hormonas responsables de las emociones; organizar información y producir aprendizaje; hacer limpieza profunda mientras duermes… Mucho sucede allí sin que nosotros tengamos idea de ello; por ende, exige mantenimiento preventivo.
Piénsalo así: tu computadora, para funcionar correctamente, necesita que la limpies, depures, formatees, actualices, alimentes su batería, etc. De otro modo, se ralentizará o cometerá errores. El cerebro requiere la misma atención para evitar sentirnos lentos, confundidos o desconcentrados.
¿Qué solemos hacerle a nuestro cerebro, de forma similar que a nuestra computadora o teléfono inteligente? Lo sometemos a jornadas extenuantes sin descanso; le pedimos que ponga atención a una conferencia en tanto redactamos el tuit acerca de lo maravilloso que es estar allí; vemos una película mientras nos mensajeamos con alguien del trabajo; entramos a una clase pensando en qué haremos después. De lo peor: nos vamos a la cama pensando en los mil pendientes que dejamos sin anotar y hasta pesadillas tenemos.
El cerebro responde a estímulos externos también. Entre esas cosas a las que luego no prestamos atención, están las amenazas que percibe o los distractores a su alrededor. Por ello, también es importante propiciar un espacio y un ambiente adecuados según las tareas que se realizarán.
A continuación, algunas ideas útiles:
ATENCIÓN
El cerebro se distrae con gran facilidad. Quienes saben de mercadotecnia o comunicación, entienden que el período de atención del que disponemos para que una persona siga el mensaje es increíblemente corto. Si no has logrado engancharlo en los primeros segundos, difícilmente lo harás después. Además, la atención es cíclica y comienza a disminuir a los 30 minutos.
Si en tu evento solo existen sesiones continuas de dos horas, donde solo una persona habla sin cesar y ni siquiera favorece la interlocución, y, además, el contenido es súper tedioso… habrás perdido al participante, no aprenderá nada y evaluará el evento de manera desfavorable.
APRENDIZAJE
Las neuronas se conectan al activarse y forman redes. Cuando una actividad es repetitiva, se construyen caminos entre ellas que facilitan el aprendizaje, de modo que hay cosas que puedes hacer de forma automática, sin pensarlo, porque ya lo tiene aprendido (como beber agua, tomar un baño o abrir una puerta)
Sin embargo, el cerebro tiene una cualidad que se llama neuroplasticidad. Esto significa que se modifica cuando adquiere nuevo aprendizaje. Por supuesto, lleva tiempo, pero es posible que aprendamos a hacer otras cosas o a hacerlas de forma diferente.
¿Quieres que los participantes aprendan algo nuevo o aporten nuevas ideas? Entonces, necesitas incorporar actividades distintas, formatos de sesión más dinámicos que generen nuevas conexiones. Incluso el juego resulta estimulante. El mejor método para aprender es poner manos a la obra, literalmente.
AMBIENTE
Puesto que el cerebro responde a estímulos y prestará más atención a eso que destaca, querrás cuidar el espacio y el ambiente circundante en el evento. Temperatura inadecuada, iluminación molesta, ruidos fuera de lugar, asientos incómodos, gente que entra y sale constantemente, música desagradable, medidas pobres de seguridad, entre otros aspectos, impedirán que la persona esté realmente concentrada en una sesión o que disfrute una fiesta, por ejemplo.
El ambiente, claro está, depende de cuál es el objetivo de tu evento. No es lo mismo animar a la gente para una entrega de premios, que relajarla para recibir información delicada, que invitar a que interactúen. Aquí también se involucran las hormonas que se estimulan para detonar emociones útiles para nuestros fines. Comprenderás, entonces, que la manera como tratamos a un participante influirá en su experiencia global.
ALIMENTACIÓN
Mientras el cerebro representa el 2 % de nuestro peso corporal, consume el 20 % de la energía que le proporcionamos a través del alimento. ¿Qué solemos servir en los recesos de café o las comidas a medio día de sesiones? Es común que tengamos muchos carbohidratos, como panes y galletas, pero tal vez sería más productivo para la mente que ofreciéramos ciertas semillas o cereales, ciertos pescados en lugar de res, chocolate obscuro en lugar de refrescos, por mencionar algunos ejemplos.
Al igual que con el ambiente, es distinto buscar que una persona esté súper activa para una dinámica con ejercicio físico, que buscar que esté concentrada para realizar un trabajo mental intenso.
DESCANSO
Un sueño reparador tiene impresionantes efectos, ya que el cerebro realiza por sí solo una limpieza de su red, permitiendo que sus células estén listas para una nueva jornada.
Asimismo, entre sesiones o jornadas de trabajo también demanda un respiro. No por nada, la tendencia hacia el wellness invita a incorporar espacios para desconectarse, para meditar, para hacer yoga, dinámicas de ejercicio físico en los recesos, etc. Del mismo modo en que tú no puedes (o no deberías) adherirte a tu escritorio por horas, los participantes también requieren tiempo para procesar lo que van aprendiendo.
Obviamente, todo esto también te aplica a ti como Alquimista de Eventos en tu día a día y, con mayor razón, en la operación. Piensa más en el cerebro la próxima vez y hazlo sentir apapachado, no el participante ignorado.
Si quieres aprender más de todo esto, lee El Mágico Mundo de la Industria de Reuniones o inscríbete al curso De Meeting Planner a Alquimista de Eventos.
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