He notado que mi presencia ha pasado desapercibida, que mis necesidades son ignoradas, que mi experiencia no te agrega valor, que mi perspectiva la respondes con indiferencia. Soy irrelevante, así que me voy de tu evento (o de tu empresa, o de tu vida, lo que aplique).
¿Te has sentido irrelevante en algún momento de tu vida, como si fueses invisible, le hablases a la pared que no escucha tus gritos, externaras tus sentimientos a alguien que no les da importancia alguna, o tu contacto físico no hiciera vibrar a nadie?
Como seres humanos, todos necesitamos sentirnos relevantes en diferentes planos en nuestra vida, palpar que lo que pensamos y observamos es importante para alguien, que nuestra experiencia resulta útil para otros, que nuestras necesidades son válidas. ¿Eso cuenta en tu evento? Si no, prepárate para que el participante te diga: soy irrelevante, así que me voy.
¿Cómo que el participante resulta irrelevante en un evento creado para el mismo? Imagina, por ejemplo:
- Que su registro no aparece por ningún lado, aunque confirmó hace meses, o sus datos aparecen con errores.
- Que las necesidades especiales que manifestó no las tomó en cuenta nadie.
- Que el evento gira en torno a todo menos a lo que le interesa.
- Que nadie le preguntó qué le interesa o la situación que le aqueja es ignorada por los responsables.
- Que el formato sigue inamovible, a pesar de su falta de resultados evidente.
- Que el staff le habla sin verlo a los ojos ni leer su nombre.
Si la relación no le satisface ni le agrega valor, simplemente se irá. Claro, puede ser que el evento sea obligatorio, pero ¿de qué te sirve estar en una relación con alguien para quien solo eres parte del paisaje, una silla ocupada?
Mientras los eventos son tierra fértil para las conexiones y el entendimiento, serán tierra sin abono, a menos que pongamos cuidado en ello, en alimentarlos con lo que la audiencia requiere para florecer.
Como en cualquier relación, necesitamos prestar oído, ver a los ojos, dedicar tiempo, considerar al otro. ¿Cómo podemos abordar esto en los eventos?
- Pregunta y escucha. Haz encuestas o sondeos para averiguar qué resultados arrojó el evento anterior, qué emoción prevalece en la audiencia, qué necesidades tiene, si enfrenta algún reto profesional en particular.
- Observa. No todas las necesidades son manifiestas. A veces, porque el entorno no es muy receptivo, otras porque no existen los canales para expresarlas, o porque no se tiene confianza para expresarlas. En todo caso, quizás estén allí.
- La crítica duele, pero es necesaria. Toma en cuenta lo genuino, ignora el hate que solo está porque sí. Mejor conocer la crítica que toparte con un evento desierto la próxima vez.
- Da pie a la expresión. Al final, el evento es de tus audiencias, no solo de quien lo convoca. ¿Qué tal si pruebas algo generado por la audiencia misma, más allá de una sesión de preguntas y respuestas de 10 minutos?
- Atiende a tendencias, no solo porque una tecnología o tema esté de moda, sino porque es algo que tal vez está removiendo el terreno del público, el cual requiere otras herramientas para afianzarse.
- Conserva lo bueno, evoluciona lo que valga la pena. Tal vez algo funciona, pero no resulta conveniente que quede estático a lo largo del tiempo. ¿Hay manera de darle un pequeño giro? No reinventes la rueda, pero puedes pulirla o hacerla más ligera.
- Corrige lo que evidentemente tiene errores. Si la rueda está abollada, repárala.
- Desecha lo que no agrega valor. Tal vez no es que perjudique, pero tampoco hace diferencia alguna; a lo mejor hasta representa un gasto innecesario. Si la rueda tiene brillitos que no lucen bien y cuestan mucho, elimínalos.
- Evoca emociones que estimulen el aprendizaje y la memoria. El cerebro no actúa solo, se sincroniza con el corazón. Sí, lo que nos emociona positivamente agrega a la experiencia, nos conecta con otros.
Nos gusta protagonizar historias, aun desde una tímida participación. Ser parte de algo valioso nos estimula, que reconozcan nuestro valor, que nuestras ideas tomen forma, que nuestras emociones tengan cabida sin temor al rechazo. ¿Qué podemos construir juntos?
Haz relevante a tu audiencia, ábrele tus brazos para que se quede y active.
#HazAlquimia
Norma Ronces
Alquimista de Eventos Corporativos y
Potenciadora de Meeting Planners Profesionales