Si bien hemos superado los daños más duros de la pandemia, los negocios siguen enfrentando dragones que ya no son nuevos, pero para algunos parecen indescifrables. Todos queremos ganar, mas no podemos obviar los fundamentos para hacerlo en conjunto. Querido colega, ayúdame a ayudarnos.
Superado el tiempo más duro que vino con la pandemia, la mayoría de los negocios que se mantuvieron estoicos han venido avanzando. Pero hay dragones que siguen causando estragos en el proceso de creación de un evento desde sus primeras etapas. Querido colega, ayúdame a ayudarnos. ¿Qué sucede y cómo podemos evolucionar?
Por largos meses enfrentamos grandes retos; un tiempo que nos desaceleró, nos obligó a reinventarnos o a reevaluar nuestras actividades. Cierre de empresas, fusiones, cambios de giro, apertura de nuevos segmentos. Malabarear constantemente al caminar por la cuerda floja. Demostrar que el trabajo híbrido es viable. Sacudir la creatividad.
El costo de la nómina orilló a desprenderse de los veteranos y llenarse (si acaso) de nuevos talentos, rotativos en muchos casos. A la vez, otros tomaron conciencia de que el ritmo que llevaban no era adecuado. Replantearse prioridades o, incluso, perder el trabajo, provocó que algunos ni siquiera pensaran el volver a la Industria de Reuniones.
Estando el rol de organizador de eventos en el top ten de trabajos más estresantes, conviene pensar en qué estamos haciendo mal… o no tan bien. Obvio, otros puestos relacionados tampoco son los más relajados del planeta. Sé de colegas que se comprometieron a sacar adelante cada proyecto para cumplir de la mejor forma posible con él (y que parecen seguir en el mismo tornado). También sé de otros con quienes no repetiré, aunque los amé por largo tiempo.
Más allá de las afectaciones propias que el Covid-19 pueda haber dejado en lo personal, familiar, profesional o social, ¿qué ha herido a nuestra interacción y nuestro desempeño colectivo? Todos queremos ganar, mas, obviar los fundamentos que nos hacen destacar, evita que tengamos éxito conjunto… al menos, no con los colegas habituales. Que luego no nos pregunten por qué no le compramos a una organización que no supo adaptarse para responder.
Desde la perspectiva como clientes, toda la pandemia ha sido tortuosa: cotizaciones tardías o nulas, seguimientos inexistentes, errores básicos, aparente falta de interés. ¿Justificado? No lo sé. ¿Comprensible? Tal vez. El prescindir de personal suficiente, reasignar o retomar tareas antes distribuidas, incrementar el multitasking, se ve potenciado al mil con lo que percibo como falta de organización y atención. Claro, también los proveedores padecen.
La mayor parte de las cosas, más que antes, urgen para antier. Los tiempos de planeación de un evento se han recortado, las demandas se han vuelto más complejas, los presupuestos no necesariamente son proporcionales, y, peor aún, parece que nos dedicamos no a gestionar eventos, sino a apagar incendios. Esto conlleva, o a olvidarse de que uno debe trabajar para vivir (no a la inversa), o a explotar y sufrir en cada aspecto de la vida.
¿Estamos creando un nuevo monstruo? ¿En nuestro afán de servir y dar resultados nos estamos olvidando de que ese tiempo pandémico les mostró a muchos lo desbalanceada que estaba su vida? ¿Estamos en un burnout colectivo que disminuye drásticamente la calidad de nuestro trabajo?
REFLEXIONEMOS.
1. Colega dueño del evento, ayúdame a crearte un evento espectacular y productivo. Seguramente, esta situación de crisis casi permanente no es exclusiva de los profesionales de eventos. La inmediatez que ofrece la tecnología para ciertas cosas, algunos suponen que también aplica para procesos que requieren más cuidado, como crear una reunión. No obstante, a veces a un directivo se le ocurre programar cosas de la nada… y lo vuelve una constante, ¡y no hay quien señale el área de oportunidad!
¿En qué momento se hace una convención en ocho días o se contrata una boda un miércoles para el fin de semana, como de película? ¿A quién le tocó ese tiempo cuando las convenciones se contrataban 12 meses antes?
Andar al filo de la navaja todo el tiempo un día nos va a dejar sin piernas, nuestros eventos sufrirán, u orillarán a que los responsables colapsen sin remedio y sin haber podido siquiera capacitar a otros. Los eventos son grandiosos instrumentos para las organizaciones; saquémosles provecho con respeto. Diseñar, buscar opciones, negociar, ir al detalle, conllevan tiempo.
¿Te has pasado -más de lo normal- días sin dormir, casi sin comer o al borde del infarto, no por operar un evento sino por estar constantemente apagando incendios y peleando con dragones?
2. Querido colega, establece prioridades. ¿Te ha ocurrido que un cliente te pide algo urgente, al rato te pide otra cosa más urgente, y más al rato te pide otra cosa más urgente y con cambios? Y, claro, no es el único. Nuevamente, esto puede venir desde el origen, pero también puede provenir de tu desorganización. Si le pides cinco cosas urgentes a un proveedor (y tres porque se te olvidaron), con seguridad no podrá hacerlas todas al mismo tiempo. Entonces, ¿qué es lo más urgente e importante?
Sí, además, queremos venderlo todo porque tuvimos un tiempo de vacas flacas muy fuerte. Mas, ¿abarcar absolutamente todo te será redituable o sano? ¿A veces es indispensable decir que no, aunque te duela en el alma? Al menos, sé honesto y avisa qué puedes hacer realmente YA y para qué necesitas más tiempo.
3. Querido colega, PRESTA ATENCIÓN. Parte de ser eficiente y no solo cortés, es poner atención en lo que te solicitan. Es verdaderamente frustrante que luego de tres vueltas un proveedor aún no se entere de qué necesitas, que no sepa tu nombre, o te ignore y no dé seguimiento a los pendientes.
Es igualmente triste que un cliente te responda sin escuchar la pregunta, u olvide lo que con tanta celeridad te solicitó y le entregaste de forma oportuna.
Insisto, no se trata solo de cortesía. Es que mientras sigamos leyendo o escribiendo las cosas por encima, hablando con alguien mientras hacemos otras cuatro cosas, solo estaremos reprocesando infinitamente, hasta que notemos el error que arrastramos. ¡Estamos ocupadísimos! ¿O solo no ponemos atención? ¿O es que tenemos procesos arcaicos que urge actualizar?
4. Querido empresario o jefe, sé consciente. ClaraMENTE, el proceso de recuperación ha sido duro y la mayoría no ha llegado al punto de tener todos los recursos de antes. Pero la clonación aún no es viable. Los humanos tenemos ciertos límites, como necesidad de comer, dormir, descansar o estar solo en un sitio a la vez (así sea virtual). ¿Hay algo en la forma en que trabaja tu equipo que merece revisión? ¡Observa y escucha!
5. Querido nuevo talento, no todo lo “viejo” está pasado de moda, ni todo lo nuevo es panacea. Cuidar tu cuerpo y tu mente está bien. Cuidar tu trabajo y aportar a la empresa a la que decides pertenecer, también. Propicia una relación simbiótica y todos nos ayudaremos para tener sueños mágicos cumplidos.
6. Querido Alquimista, facilítate la vida. Halla un modo. Tal vez se trata de organizar tu tiempo, de identificar las tareas prioritarias, de aprender a relajarte antes de dormir, de alimentarte mejor, de ejercitarte, de atreverte a decir que no, de arriesgarte a tomar la responsabilidad, de aprender eso que necesitas para tu trabajo, de leer ese libro. No, no es fácil. Pero un pequeño cambio puede impactar tu desempeño, tu calidad de respuesta y tu calidad de vida.
Querido colega, ayúdame a ayudarnos. Sí, tal vez estamos destinados a colaborar. Pero, hoy en día, no conviene que nos conformemos con lo menos. Demandemos en otros lo que nos demandamos a nosotros mismos, lo que ofrecemos a nuestros clientes. Enseñemos a otros lo que ya aprendimos. Estemos dispuestos a aprender de lo que otros han construido.
Que nuestra Industria de Reuniones crezca con raíces fuertes (no como el ahuehuete de Reforma 🙂 )
#HazAlquimia
Norma Ronces
Alquimista de Eventos Corporativos y
Potenciadora de Meeting Planners Profesionales