La espera para la edición presencial de IBTM Americas terminó. 18 y 19 de agosto, Centro Citibanamex es la sede de este evento tan importante para la Industria de Reuniones de este lado del mundo. Aquí te cuento sobre lo bueno, lo malo y los dragones en el primer día.
Esta edición presencial 2021 de IBTM Americas por fin llegó. Un evento esperado entre los diferentes actores de la Industria de Reuniones, pues se percibió de alguna forma como un parteaguas, una manifestación de que aquí estamos, de pie y dispuestos a seguir adelante.
Algo importante que ha hecho IBTM Americas desde que inició la pandemia, fue esforzarse por permanecer en contacto con su audiencia, más allá de que su edición 2020 fue cancelada. En su lugar, llevó a cabo un Virtual Summit en agosto 2020 y otro Digital Summit en mayo 2021, hasta llegar al evento presencial esta semana. Y todo esto, privilegiando el valor humano, las conexiones, el replanteamiento de cómo trabajamos y qué nos importa.
Como en todo, hay varios aspectos de los que podemos hablar, y aquí te escribiré un poco de: lo bueno, lo humano, los dragones y un punto más, lo personal. Iniciaré con ello, no por descortesía, sino porque quiero compartirte mi feliz experiencia.
LO PERSONAL
Dentro de eventos como IBTM Americas, es común que ciertas asociaciones realicen eventos privados para sus miembros. Fue el caso de MBTA (Mexican Business Travel Association), que agendó su Día Educativo para el 18 de agosto y tuvo a bien invitarme a dar una ponencia.
Si bien, todo el proyecto de Formación para Alquimistas de Eventos surgió con el Meeting Planner intermediario en mente (las agencias), lo cierto es que tiene valor para los proveedores en la cadena de valor, pero también para los dueños del evento (Meeting Planners corporativos). A ellos primordialmente me dirigí ayer para hablarles sobre “Dos aspectos en la Alquimia de tus eventos: las finanzas y la gente”.
Para mí fue un honor ser considerada dentro de este importante evento, pero, además, representó un gran reto, pues fue mi primera conferencia presencial. Si por años he cuidado tras bambalinas que las ponencias resultaran bien, ahora fue mi turno subir al escenario y tomar el micrófono. ¡¡Logro desbloqueado!! Todo resultó muy bien (a pesar de los dragones… ya te contaré) y estoy muy contenta por haberle aportado algo positivo a la comunidad MBTA. Espero que sigamos haciendo Alquimia juntos. ¡Mil gracias!
LO BUENO
De entrada, fue excelente que este evento pudiera realizarse luego de las amenazas, los repuntes, etc. A pesar de que en fechas recientes los contagios de COVID han incrementado, el gobierno decidió no hacer otro cierre, de modo que tocaba a los organizadores y participantes cumplir responsablemente con su parte. Los organizadores publicaron con anticipación todo un manual informando las medidas que ellos tomaron y lo que se esperaba de expositores y visitantes.
Muy bueno, también, que expositores y compradores hubieran tomado la decisión y el riesgo de apuntarse y apostar por el éxito de este evento, junto con líderes del sector que se dieron cita para la inauguración. Creo que, en general, simbolizó una especie de “regreso”, además de la apertura de oportunidades, de sentir que no estamos solos y que hay luz hacia el futuro, así como alternativas que tal vez no habíamos contemplado para nuestras reuniones.
Desconozco aún las cifras finales, pero hasta ayer por la mañana, había 2,500 pre-registros; aunque más de la mitad de las ediciones anteriores, es un buen número dadas las circunstancias.
Todos usamos cubrebocas (era un requisito, pero era bien utilizado todo el tiempo) y, por lo general, había distancia, nos saludamos con el puño y una gran sonrisa. Los pasillos eran amplios y había varios puntos donde podías aplicarte gel. Muchos de los stands y los módulos de registro tenían una barrera de acrílico. Las diademas de las conferencias silenciosas, así como los micrófonos y clickers fueron sanitizados al término de cada ponencia. Había personal recorriendo el piso con un letrero que nos recordaba usar el cubrebocas adecuadamente (por si acaso).
Los alimentos en el Hosted Buyer Lounge estaban empacados individualmente y los meseros eran los encargados de servir bebidas.
LO HUMANO
Se veía en la cara cubierta a medias que estábamos muy contentos de reencontrarnos, de poder vivir esas conexiones, de platicar frente a frente, de escuchar de manera más directa a los expertos.
Destacable la participación responsable de expositores, ponentes y visitantes, para aplicar las medidas de bioseguridad, de darnos cuenta de que, aunque no es lo más cómodo, sí podemos andar con cubrebocas todo el tiempo que estemos en sitios públicos y, aun así, relacionarnos. En nuestro desayuno, el cubrebocas se fue mientras comimos, y regresó a su lugar de inmediato.
En mi conferencia, pregunté quién se sentía suficientemente cómodo y seguro con el ambiente y las medidas COVID tomadas por los organizadores. La respuesta fue positiva. Es parte de cuidar al participante, mientras el participante hace lo propio.
Por cierto, Factor Meetings tenía un pódium de ganadores donde podías tomarte una foto, con tu respectiva medalla deliciosa (o sea, de chocolate), flores y toda la cosa. Esto, por haber sobrevivido a la pandemia y estar presente y activo en la Industria de Reuniones. ¡Buen y dulce detalle!
LOS DRAGONES
Como en casi cualquier evento, hay áreas de oportunidad. No sé cómo les fue hoy, pero ayer, el registro fue un dragón considerable. Debemos recordar que es de los primeros touch points durante evento; lo que allí suceda, puede influir de manera importante en el resto, especialmente cuando se trate de personas que podrían tener cierta influencia con sus comentarios (VIPs, prensa, ponentes, hosted buyers, por ejemplo).
Ya que la idea es que hagas Alquimia, en tus eventos, considera que los módulos de registro deben estar listos tiempo antes del horario de apertura, para que hagan pruebas y tengan kits de bienvenida, información completa y actualizada, verificar dos veces si un nombre no está donde se supone (o preguntar en qué lista/hotel/salón debería aparecer). Igualmente, tu staff disponible debe dominar los idiomas más probables según los participantes. Si esta actividad se demora, puede demorar también tu programa del evento, pues los invitados no entrarán a tiempo.
Otro aspecto que debes procurar es hacer pruebas con tus ponentes, que prueben sus presentaciones y los equipos que utilizarán. Esto te ayudará a minimizar el riesgo de error y a que se sientan mucho más cómodos.
Como Meeting Planners, podemos comprender mejor que otros invitados (porque regularmente estamos del otro lado), que en un evento siempre hay dragones; con mayor razón en uno de este tamaño. Por ello, es elemental vigilar los tiempos, la información fluida y clara, y que todos los actores estemos en el mismo canal. Igualmente, podemos apoyar y resolver lo que podamos para que todo resulte mejor. Probablemente, se ha perdido un poco de práctica luego de tantos meses, 
pero ¡a seguir adelante haciendo Alquimia!
EN CONCLUSIÓN
MUCHAS GRACIAS a todos los involucrados para lograr que IBTM Americas sucediera, así como sus eventos privados. A pesar de los tropezones, vi a la gente contenta. En general, pienso que será como un nuevo punto de partida y auguro éxito para todos los negocios que de allí surjan.
¿Asististe? ¡Cuéntame cómo te fue!