A pesar de lo espectacular que se proyecte cómo será un evento, la seguridad de los participantes es prioridad. En cualquier aspecto, la seguridad no es negociable, pero la adaptabilidad ayudará a superar la crisis.
Ya lo he expresado en otras ocasiones, pero en los eventos, la seguridad de los participantes debe estar a la cabeza de la lista. Su seguridad sanitaria en estos tiempos, definitivamente, no es la excepción. Además, no se trata solamente de la seguridad de quienes asisten, sino también de quienes organizan y operan el evento.
- The New Experience Expo. Amprofec, agosto. Fue un ensayo con profesionales de la industria, donde se consideraron y evaluaron las medidas para generar entornos seguros, reconfigurando los espacios al interior de los recintos feriales, así como los montajes de alimentos y bebidas. Esto demostró que la industria estaría lista para su reactivación, siempre que se aplicaran y vigilaran todos los protocolos establecidos, así como las instrucciones de la autoridad.
- World Meetings Forum. Los Cabos, agosto. Reunió a 227 participantes presenciales y 48 virtuales, tanto para sesiones y actividades diversas, como para citas de negocios en ambos planos. Importante destacar que tuvieron un programa de screenings médicos para prevenir posibles contagios de COVID-19. Al menos, en un país donde las pruebas no se practican de forma tan extendida, sería deseable que este tipo de programas preventivos pudieran realizarse siempre; pero no sé si el costo por persona resultaría viable para todos.
- Intermoda. Expo Guadalajara, septiembre. Originalmente programada para mayo, la edición 73 recibió a una tercera parte de los compradores presenciales habituales y 100 virtuales. Exhibieron 60% menos empresas, pero aún así, se generó negocio. Las pasarelas se modificaron, utilizando maniquíes, videos e iluminación y alcanzaron millones de usuarios en línea.
- World Education Congress (WEC) 2020. Grapevine, Texas, noviembre. Además de las medidas de seguridad, se preocuparon por tener un evento sostenible, con alimentos suministrados localmente.
A pesar de estos ensayos y eventos exitosos, con entornos donde los participantes y expositores se sienten seguros, no siempre es posible garantizar que, la mejor alternativa es lo presencial, aun con todas las precauciones.
El Congreso Nacional de la Industria de Reuniones (CNIR) 2020, que tenía previsto celebrarse en sitio y en línea del 18 al 20 de noviembre en Acapulco, a la par del Congreso Internacional de Amprofec (CIA), tuvo que cancelar su programa presencial debido a los riesgos presentes por la pandemia por esas fechas.
Los organizadores debieron adaptarse y reaccionar con gran prontitud, para crear un precongreso virtual, que diera lugar a parte de las conferencias en las mismas fechas y por menos horas, con la promesa (y esperanza) de retomar el evento en abril de 2021.
Lograron reunir exitosamente a cientos de asistentes a través de una plataforma virtual, donde se presentaron charlas que brindaron valor, perspectiva y optimismo a los miembros de industria.
Con todo, como señala un anuncio de un próximo reporte de EventMB, 30 % de los profesionales de eventos declaró que no atendería a un evento presencial. Claro, puede ser que nos dediquemos a esto, vivamos de esto, dependamos de esto, pero cada Meeting Planner vive una historia personal diferente y es posible que comparta los temores del resto de la población.
Una vacuna es algo que muchos desearían para poder volver a reunirse cara a cara con sus colegas. Pero, como sabemos o suponemos, esto no se vislumbra en los meses cercanos.
Esta “nueva normalidad” nos mantiene en una situación de incertidumbre y, a pesar de que el estricto seguimiento de los protocolos de seguridad sanitaria podría brindar la suficiente confianza a los participantes, no impactará en ellos a menos que comuniquemos claramente nuestras acciones en pro de su bienestar.
Creo que también será indispensable hacer conscientes a los participantes de la importancia de sus propias acciones. Si las medidas no son respetadas por toda la cadena de valor, si no supervisamos que lo que está en papel se lleve a cabo efectivamente, si no exigimos a todos que hagan su parte, pondremos a todos en riesgo, nuestra industria incluida.
Asimismo, consideremos que, de todo lo que ahora opera como extraordinario, algunas cosas permanecerán (o deberían). Quizás hemos obviado por un largo tiempo que todos respetan los mínimos de higiene en recintos, habitaciones, transporte, etc. Pero, aunque hoy sea más minucioso o frecuente, ¿no deberíamos exigir mayor cuidado siempre? Y no nos olvidemos de la seguridad cibernética; el COVID-19 no es la única amenaza hoy por hoy.
La seguridad no es negociable; debe ser, mejor dicho, parte de nuestro plan de acción cada vez.
Tomemos lo positivo de todo esto, incluyendo las nuevas posibilidades que se extienden frente a nosotros, las cuales pueden permitir que nuestros eventos tengan mayor alcance y dinamismo. Procuremos agregar mayor valor a los participantes, ahora y en los años por venir.