Lo imprescindible para el futuro de la Industria de Reuniones

¿Ya estás en cuenta regresiva viendo cuándo podrás retomar esos eventos que siguen en el tintero? Luego de escuchar a diversos expertos de diversos países, esto es lo que considero imprescindible para el futuro de la Industria de Reuniones y que, si aún no tomas en cuenta, vale más que te apresures a trabajar.

El último mes ha estado lleno de congresos, cumbres y foros relevantes en el sector de eventos y el Turismo. Sentimos que se avecina una reactivación más palpable de los eventos. Pero, si te has perdido entre tantas señales, aquí te comparto los puntos imprescindibles para el futuro de la Industria de Reuniones.

1. Confianza. Sí, allí voy de nuevo con este término, pero de verdad que es importante. Los clientes necesitan sentir que pueden confiar en sus proveedores, cualquiera que estos sean (Meeting Planners, hoteles, recintos, etc.), y los participantes necesitan confiar en que sus anfitriones se han preocupado por propiciarles un espacio seguro para reunirse.
   
   
2. Corresponsabilidad. Esa última tarea no depende solo del organizador o de la sede. Absolutamente todos: el destino con sus servicios y establecimientos, la aerolínea, la transportación, el hotel, el recinto, los expositores… pero también el personal que colabora en cada uno de ellos, el cliente dueño del evento, y POR SUPUESTO, los participantes, deben cumplir con su tarea para asegurar que un evento sea seguro.
   
   
3. Medidas sanitarias y preventivas. Eso de “seguro” hace referencia, por ejemplo, a que a pesar de que una persona ya esté vacunada, debe seguir utilizando cubrebocas, lavando o desinfectando sus manos constantemente, manteniendo sana distancia, así como hacerse una prueba si el evento lo requiere. Y digo “si lo requiere”, pero es lo más conveniente: tener protocolos para realizar cuestionarios y pruebas previos al evento, monitoreo y seguimiento. De aquí a que todos estemos vacunados, falta mucho.
   
   
4. Montajes. Deberemos ser muy cuidadosos y exigir que los montajes se sigan haciendo también con las distancias debidas. Yo no dudo que más de uno querrá ir reduciendo esos espacios pronto, para poder aprovechar más sus superficies. Recuerda que lo que prima es la seguridad. Podría haber eventos donde asistan parejas o familiares que se puedan sentar más cerca, o eventos donde se hagan “burbujas o corrales” seguros con grupos de gente cercana y en espacios abiertos. De ahí en fuera, si no viven juntos, no deben estar tan juntos.
   
   
5. Bebidas alcohólicas. Si eran de por sí un riesgo que había que vigilar porque cuando la gente se pone demasiado feliz pierde la compostura, ahora hay que evitar que avienten el cubrebocas, se griten, se abracen sin mesura y situaciones por el estilo. Al menos un tiempo, los clientes podrían evitarlas o reducirlas u optar por bebidas sin alcohol para asegurar que sus invitados recuerden que deben mantener las medidas de bioseguridad.
   
   
6. Colaboración. Las alianzas son lo de hoy, si no lo eran ya. Es una buena forma de apoyarse, sobrevivir o evolucionar juntos. Los servicios que no tengas que producir en casa forzosamente, es económicamente más viable que los tercerices con alguien que sea tu aliado.
   
   
7. Flexibilidad. Desde los contratos con cláusulas que permitan mover fechas por cambios en las reglas por COVID-19 o negociar no shows, hasta preguntar a los colaboradores si quieren o no asistir a un evento corporativo (que regularmente sería obligatorio) y darles la opción de conectarse de forma virtual. ¡Y qué decir del teletrabajo! Es factible que al menos algunos días se permita no ir a la oficina si no es indispensable verse las caras todo el día.
   
   
8. Sostenibilidad. Entre ver a los ositos acercarse a las casas, especies marinas volver a sitios que ya no frecuentaban, toneladas de basura sanitaria y empaques que ya habíamos reducido antes de la pandemia, además de las brechas sociales evidenciadas o acentuadas, entre otras situaciones… mucha gente y empresas resultarán más preocupadas por cómo sus eventos impactarán al planeta y sus habitantes. Vale la pena ir pensando qué podemos implementar para compensarlo.
   
   
9. Reinvención e innovación. No hay muchas opciones… el que no se adapte no sobrevivirá. Para ello será indispensable desarrollar habilidades que quizá no se tenían, ofrecer productos o servicios que no se habían pensado, recurrir a soluciones que parecían poco probables.
   
   
10. Abanico más amplio de destinos y sedes. Ciudades más cercanas, menos concurridas, espacios al aire libre podrán ser alternativas que con poca frecuencia se contemplaban, pues tienen potencial para hacer que los participantes se sientan más seguros, menos expuestos. Como proveedores, ello nos obliga a actualizar nuestra cartera de opciones también.
    
    
11. Eventos híbridos. POR FAVOR, recuerda que tu audiencia virtual no es de segunda clase. Si tendrás esta modalidad, asegúrate de incluirlos en la conversación de alguna manera, que los ponentes o conductores no se acuerden solo de repente de que hay gente que no está presente. El tiempo de espera que pasan ellos frente a una pantalla vacía o muda puede volverse eterno. No, no creo que estos eventos desaparecerán pronto y entre más tardes en considerar cuestiones como estas, más insatisfecha estará tu audiencia.
    
    
12. Eventos virtuales. No, tampoco creo que desaparecerán. ¿Ya te revisaste lo que no puedes omitir en ellos? (Si no, regístrate aquí para que recibas 10 trucos para este tipo de eventos. O inscríbete aquí a mi curso gratuito) Se han vuelto algo más parecido a una producción televisiva, por lo que requieres de alguien que entienda bien cómo producirlos… pero no solo se requiere eso, sino del Alquimista que sabe de todo lo demás. Haz alianzas.
    
    
13. Recursos limitados. Y entre todo esto (y, por si fuera poco), también es cierto que las agencias han sufrido, los clientes han sufrido, los proveedores han sufrido. Todos en mayor o menor medida. Tal vez hayan reducido ingresos, estén cortos de personal, no puedan dar créditos o los necesiten. El (otro) reto será hallar un equilibrio donde se pueda generar trabajo, no se sacrifique tanto la calidad, pero tampoco se ahorque la economía. Si de por sí se nos pedía hacer más con menos, ahora es todavía menos, pero ¿se puede el todavía más? Procuremos todos ser empáticos porque casi nadie saldrá ileso de este período y habrá cosas que no se puedan otorgar como antes.

Estos son los que creo puntos imprescindibles para el futuro de la Industria de Reuniones. ¿Qué opinas, qué crees que falta o con qué te estás topando tú?