Volviendo al rush de los eventos, ¿tienes sobrecarga de trabajo y 24 horas no son nunca suficientes? Conocemos que los dragones nos llegan de forma inesperada, pero cuando llegan todos juntos, pueden dejarnos impávidos. Ante la avalancha, la eficiencia es una solución.
Piensa en el ámbito que gustes cuando un individuo o un equipo se enfrenta a una avalancha de retos insospechados: Una escudería de Fórmula 1 cuando el piloto choca el auto en plena sesión clasificatoria y debe tenerlo listo en unas horas. Un hotel cuando se sobrevende y debe reacomodar a sus huéspedes e intentar que no los odien. Un productor cuando su invitado no está listo para entrar a cuadro. Un esquiador cuando percibe que una avalancha comienza.
¿Qué debe hacer cada uno para enfrentar la situación? Primero, claro, prepararse previendo potenciales escenarios problemáticos. Y entonces, procurar la eficiencia a través de acciones conscientes y efectivas.
Algunos meses atrás, cuando identifiqué la situación de la que te quiero hablar, llegué a preguntarme si sería mi mala suerte o si yo estaba resultando muy mala para comunicar mis necesidades. Pero, luego de platicar informalmente con algunos, me atrevo a decir que no es solo una cuestión de mala suerte, ni de una sola ocasión; es un estatus más o menos generalizado que, quizá, pocos están logrando sobrellevar.
Es bien sabido que la pandemia provocó que el número de eventos se redujera, y con ello, el trabajo de muchas empresas (especialmente, las que no pudieron, supieron, o quisieron reinventar sus servicios, y por supuesto, las que por propia su naturaleza no tenían muchas opciones para hacerlo). Obvio que, si no hay eventos, no hay trabajo; si no hay trabajo que la gente deba realizar, tampoco ingresos; sin ingresos se llega a un punto donde no es factible mantener al recurso humano, entre otros.
Hay gente que perdió su empleo, pero también otra que renunció. Algunos han migrado hacia otros negocios, emprendido uno propio, tomado lo que encontraron, o siguen en búsqueda de una oportunidad.
Llegado el último cuatrimestre de 2021, el trabajo comenzó a incrementar, los eventos y otros servicios relacionados lo hicieron así. Para el arranque de 2022 y los meses subsecuentes, muchas empresas se han llenado de trabajo: bomberazos que se confirman porque no hay tiempo de pensarlo dos veces, algunos otros proyectos a corto plazo que tal vez se realicen, y muchas muchas muchas solicitudes para eventos hacia finales de año que tardan en concretarse.
Tener trabajo nos emociona, ¿verdad? Pero nos estamos enfrentando a un problema: el recurso humano experimentado que solía atenderlo ya no está. Tal vez, en principio, los líderes o equipos que permanecieron en las empresas pensaron que podrían responder a la carga de trabajo que se venía… claro, ya sabían cómo hacerlo. Sin embargo, ahora se ve que el día y las manos no alcanzan. Entre otras cosas, influye que también se perdió el ritmo que traíamos en medio de tantos meses de zozobra.
Pero hay otro problema: los recursos financieros son así mismo insuficientes aún para recontratar a los expertos, o incrementar el número de no expertos. Probablemente la solución ha sido contratar a nuevo talento, lo cual está muy bien, pero ¿se le está capacitando para semejante tarea titánica a la que se enfrenta?
Mi percepción este tiempo ha sido:
- Hay una gran carga de trabajo, gracias a que están surgiendo o se están retomando una cantidad importante de proyectos.
- La mayoría tiene menos personal y este es, en muchos casos, nuevo y sin la experiencia que el personal “habitual” ya había ganado.
- Los tiempos de respuesta se han, al menos, duplicado.
- La respuesta es, con frecuencia, de baja calidad (información incompleta, incorrecta, inconsistente con otras propuestas paralelas, tardía)
La avalancha que nos ha caído encima, no sé si la esperábamos o no, pero al menos, parece que no nos preparamos lo suficiente. Tengo la impresión de que estamos en un constante sofocamiento de incendios porque sentimos que no hay tiempo para mucho más. ¿Cuánto podremos resistir así, en qué punto generaremos un problema por falta de atención o perderemos clientes por no lograr entregar lo esperado?
Entonces, ante la avalancha, mi consejo es procurar la eficiencia:
- La mejor manera de ahorrar tiempo es hacer bien las cosas desde la primera vez. Sé consciente de lo que estás haciendo.
- Sí, sé que tienes muchas cosas por hacer, pero PON ATENCIÓN a lo que lees, escuchas o escribes. Si analizas detenidamente una solicitud, será más factible que tu
respuesta a ella sea más exacta. Envía lo que te piden, aclara lo que preguntan, no crees confusiones, e igualmente resuelve tus propias dudas. - Si hay más de un proyecto que estás trabajando para un cliente, supongo que hay ciertos aspectos homologados. Es decir, cargos comunes, comisiones, condiciones que aplican para ese cliente, que no “deberían” ser diametralmente distintas de caso en caso.
- Todos tenemos prisa por cotizar. Encuentra la forma de facilitarte el trabajo, a través de una guía, un formato, una lista de preguntas que te hagas a ti mismo… lo que te funcione.
- Organízate. Es cierto que a veces estamos en espera de tanta información de tanta gente (y entre eso, surgen los bomberazos), que trabajamos en partes tres cotizaciones simultáneas. Pero halla la manera de identificar en qué estás y qué te falta, o enviarás algo lleno de errores.
- Una propuesta consciente tendrá mayores probabilidades de contratarse que una que enviaste al aventón.
- Sé claro: si sabes que tu tiempo de respuesta será de cinco días y no menos, aunque el evento sea dentro de diez, comunícalo para que decidan si te esperan o no. Si ya viste que no cuentas con disponibilidad, no puedes cubrir el servicio, o no te interesa, comunícalo. Tampoco desperdicies el tiempo de los demás.
- Si estás a cargo de un equipo, dales autonomía dentro de lo posible para decidir o negociar, sin que resultes un filtro imposible de liberar acciones. Y CAPACITA, no solo en cómo usar tu sistema interno o cómo calcular una tarifa, sino también en esas cosas que son elementales para tu empresa y para tus clientes, especialmente, los habituales.
- Determina si lo que hacías prepandemia o en esos meses de baja producción, te sigue resultando conveniente hoy en día. ¿Qué requiere transformaciones?
- Toma un momento (aunque sea pequeño) y respira: reenfocar te ayudará a encontrar mejores soluciones para cada problema. Un Meeting Planner es un ser mágico multidisciplinario, hiperadaptable y casi súperhéroe… pero no es de pilas, sí se cansa. Sin descanso, llegarás al punto de no rendir y cometer múltiples errores.
Recuerda que nada es estático, ni siquiera nuestros talentos. Podemos hallar mejores formas, más eficientes, más sencillas, más productivas para llegar a nuestros objetivos. Aprende y comparte el conocimiento con tu equipo, y hasta con tus clientes o proveedores. Transformemos juntos la Industria de Reuniones en pro de todos.
#HazAlquimia
Norma Ronces
Alquimista de Eventos Corporativos y
Potenciadora de Meeting Planners profesionales